Optimalisasi Aplikasi EMIS 4.0 dan SIMPATIKA untuk Efisiensi Data Kepegawaian Guru Madrasah

Aplikasi EMIS 4.0 dan SIMPATIKA adalah sistem pengelolaan data yang sangat penting bagi madrasah di Indonesia, terutama dalam mengelola informasi terkait kepegawaian guru, pendidikan formal, jadwal mengajar, serta proses verifikasi dan penerbitan berbagai dokumen kepegawaian. Sebagai sistem yang mendukung pelaporan dan monitoring, EMIS 4.0 dikembangkan untuk membantu guru, kepala sekolah, dan operator madrasah dalam mengelola data-data penting dengan lebih cepat dan akurat. Namun, dalam proses uji coba penggunaannya, beberapa temuan telah diidentifikasi yang memerlukan perhatian lebih lanjut untuk meningkatkan performa aplikasi ini.

Fitur Utama Aplikasi EMIS dan SIMPATIKA

Aplikasi EMIS memiliki beberapa fitur penting yang sangat berguna dalam mengelola data madrasah. Berikut adalah fitur-fitur utama yang tersedia dalam aplikasi EMIS dan SIMPATIKA:

1. Profil Data Diri dan Kepegawaian
   Fitur ini memungkinkan guru untuk mengecek status kepegawaian, informasi rekening bank, NUPTK, dan data golongan. Penggunaan fitur ini bertujuan untuk memastikan seluruh informasi kepegawaian tersimpan dan terintegrasi dengan baik dalam aplikasi SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian).
2. Pendidikan Formal
   Dalam fitur Pendidikan Formal, guru dapat memperbarui data pendidikan dengan melakukan pengajuan ke Kementerian Agama (Kemenag) setempat. Fitur ini memungkinkan guru untuk mengajukan pembaruan data pendidikan, terutama bagi yang memiliki pendidikan di tingkat D4/S1 atau lebih tinggi.
3. Sertifikasi
   Sertifikasi sangat penting sebagai prasyarat kelayakan tunjangan guru. Melalui fitur Sertifikasi, guru dapat mengajukan pembaruan sesuai dengan mata pelajaran yang telah tersertifikasi, memastikan bahwa data sertifikasi terbaru selalu tersedia di aplikasi.
4. Jadwal Mengajar (JTM) dan Monitoring Tunjangan
   Fitur ini membantu guru dalam memverifikasi jadwal mengajar yang diinput oleh operator, serta memastikan bahwa jadwal tersebut memenuhi syarat untuk pengajuan tunjangan. Data JTM dan validasi prasyarat ini menjadi acuan untuk persetujuan SKBK (Surat Keterangan Beban Kerja) dan SKMT (Surat Keterangan Melaksanakan Tugas).
5. Absensi
   Aplikasi EMIS memungkinkan pembaruan data absensi secara bulanan, baik dengan unggah dokumen ataupun input manual harian. Data absensi ini digunakan sebagai syarat verifikasi SKAKPT (Surat Keterangan Aktif Keluar-Pekerjaan-Tidak Hadir), yang menjadi acuan untuk kelayakan penerbitan tunjangan.
6. Penerbitan SKMT & SKBK
   Aplikasi ini mendukung pengajuan perhitungan jam mengajar, yang menjadi syarat penerbitan SKMT dan SKBK. Data SKMT dan SKBK yang akurat diperlukan untuk mendapatkan persetujuan tunjangan.
7. Penerbitan SKAKPT
   SKAKPT diterbitkan bagi guru yang telah memenuhi prasyarat absensi dan SKMT/SKBK, serta lolos verifikasi TMT (Tanggal Mulai Tugas) dengan status disetujui. Fitur ini membantu memastikan bahwa hanya guru yang memenuhi syarat yang menerima tunjangan.

Temuan di EMIS Saat Proses Uji Coba

Saat proses uji coba aplikasi EMIS dan SIMPATIKA, beberapa temuan penting ditemukan, yang menunjukkan bahwa masih terdapat beberapa kendala teknis dalam penggunaannya:

1. Pengisian Nama Pemilik Rekening di Akun Operator
   Pada akun operator, nama pemilik rekening tidak bisa diisi dengan tanda baca seperti titik (.) dan koma (,). Sebaliknya, di akun PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan), meskipun bisa menggunakan tanda baca, data tidak dapat disimpan karena isian NUPTK harus diisi. Namun, PTK yang bersangkutan tidak memiliki NUPTK. Hal ini mengindikasikan adanya kebutuhan penyesuaian pada sistem input agar bisa mengakomodasi data dengan lebih fleksibel.
2. Guru yang Merangkap Sebagai Kepala Sekolah
   Terdapat kasus di mana seorang guru yang juga berposisi sebagai kepala sekolah (kepsek) memiliki tugas utama sebagai kepsek, namun tetap mengajar. Dalam aplikasi, data jam tatap muka (JTM) dan rombongan belajar (rombel) tidak terbaca meskipun nama sudah terinput di rombel. Hal ini mungkin disebabkan oleh ketidakcocokan sistem yang harus segera disesuaikan agar bisa mendeteksi guru dengan peran ganda.
3. Data Guru Merangkap Kepala Sekolah Tidak Terbaca di Jadwal
   Guru yang memiliki tugas ganda sebagai kepala sekolah dan guru sering mengalami masalah data yang tidak muncul di jadwal, padahal seharusnya terbaca sebagai bagian dari tugas mengajar mereka. Ini menunjukkan bahwa sistem belum sepenuhnya mampu mendukung multi-tugas dalam jadwal guru.
4. Kepala Sekolah Terdata Tanpa Tugas
   Terdapat kepala sekolah yang terdata tanpa tugas meskipun sebelumnya sudah terinput. Menu tugas utama juga tidak muncul ketika dicari. Temuan ini penting untuk diperbaiki agar kepala sekolah tidak kehilangan data tugas utamanya yang mungkin berdampak pada proses analisa tunjangan.
5. JTM Pembelajaran Menjadi 0 Setelah Mengambil Data dari SIMPEG
   Setelah data diambil dari SIMPEG, beberapa guru mengalami permasalahan JTM pembelajaran yang menjadi 0. Ini menunjukkan adanya kemungkinan masalah sinkronisasi antara data SIMPEG dan EMIS yang perlu diperbaiki agar data JTM tetap konsisten.

Kesimpulan dan Rekomendasi

Temuan-temuan di atas menunjukkan bahwa aplikasi EMIS dan SIMPATIKA, meskipun sangat berguna dalam pengelolaan data madrasah, masih memiliki beberapa kendala teknis yang membutuhkan perhatian khusus. Beberapa rekomendasi untuk perbaikan di antaranya:

• Perbaikan Validasi Data: Aplikasi perlu disesuaikan agar bisa menerima input tanda baca untuk kolom tertentu dan memverifikasi data yang kompleks seperti NUPTK secara lebih akurat.
• Pengembangan Fitur Multi-Peran: Sistem perlu diperbarui agar mampu mendeteksi dan mengelola data untuk guru yang memiliki peran ganda sebagai kepala sekolah dan guru.
• Sinkronisasi dengan SIMPEG: Diperlukan sinkronisasi lebih baik antara EMIS dan SIMPEG, terutama untuk mencegah perubahan data JTM menjadi 0 yang dapat mempengaruhi proses tunjangan.

Dengan peningkatan ini, aplikasi EMIS dan SIMPATIKA dapat semakin optimal dalam memenuhi kebutuhan data pendidikan madrasah, sehingga mendukung kelancaran administrasi dan kesejahteraan para guru di lingkungan Kementerian Agama.