Panduan Lengkap Penggunaan EMIS 4.0 untuk Akun Guru di Madrasah

Seiring dengan kemajuan teknologi dalam dunia pendidikan, berbagai sistem informasi manajemen dikembangkan untuk mendukung digitalisasi di sekolah dan madrasah. Salah satu sistem yang kini telah diperbarui adalah EMIS (Education Management Information System), yang kini hadir dalam versi terbaru, EMIS 4.0. Pembaruan ini bertujuan memudahkan para guru, tenaga kependidikan, dan pihak manajemen madrasah dalam mengelola data, memperbarui informasi, dan mengakses berbagai fitur penting.

EMIS 4.0 hadir dengan berbagai fitur baru yang mengintegrasikan data dari beberapa sistem lain, seperti SIMPATIKA dan SIMPEG, sehingga guru dapat mengelola data personal, data kepegawaian, dan sertifikasi dengan lebih mudah dan transparan. Artikel ini akan membahas secara menyeluruh bagaimana guru dapat menggunakan dan memanfaatkan EMIS 4.0.

---

1. Peran dan Fungsi EMIS 4.0 dalam Dunia Pendidikan Madrasah

EMIS 4.0 dirancang sebagai pusat informasi terpadu bagi madrasah, guru, dan tenaga kependidikan (tendik). Dengan adanya sistem ini, data penting seperti keaktifan guru, riwayat pendidikan, tugas-tugas yang diberikan, hingga absensi, dapat diakses dan dikelola secara langsung oleh pengguna yang berwenang. Tujuan utamanya adalah untuk memfasilitasi proses administrasi, meningkatkan akurasi data, dan mendukung penyediaan data yang dapat digunakan untuk analisis pendidikan pada tingkat lokal maupun nasional.

Fitur Utama di EMIS 4.0:

• Pengelolaan data kepegawaian dan sertifikasi secara lebih terintegrasi.
• Sistem migrasi data otomatis dari SIMPATIKA dan SIMPEG.
• Kemudahan dalam melihat status keaktifan dan SKBK (Surat Keterangan Beban Kerja) sebagai syarat tunjangan.

---

2. Proses Migrasi Data dari SIMPATIKA dan SIMPEG ke EMIS 4.0

Dalam proses transisi ke EMIS 4.0, sebagian data akan dimigrasikan otomatis dari sistem sebelumnya. Namun, ada beberapa jenis data yang harus diinput ulang secara manual oleh pengguna. Ini bertujuan agar data yang tercantum benar-benar up-to-date dan akurat.

Data yang Ditransfer Otomatis:

• Data Pribadi: Nama, tempat lahir, tanggal lahir, dan informasi lainnya.
• Data Tugas: Informasi tentang tempat tugas di madrasah, nomor SK, jenis PTK (Pendidik dan Tenaga Kependidikan).
• Data Sertifikasi: Data sertifikasi dari SIMPATIKA akan otomatis dipindahkan, termasuk NRG (Nomor Registrasi Guru).

Data yang Perlu Diinput Ulang:

• Riwayat Pendidikan: Riwayat pendidikan formal mulai dari SD hingga perguruan tinggi harus dilengkapi kembali, termasuk upload ijazah yang diperlukan untuk verifikasi data.

---

3. Panduan Aktivasi dan Login Akun Guru di EMIS 4.0

Untuk dapat menggunakan EMIS 4.0, guru dan tendik perlu memperoleh akun EMIS yang bisa didapatkan dari operator madrasah. Akun ini memberikan akses ke berbagai fitur EMIS, dari pengelolaan data pribadi hingga ke data keaktifan.

Langkah-Langkah Aktivasi Akun:

1. Peroleh Akun dari Operator Madrasah: Guru atau tendik dapat meminta akun EMIS dari operator madrasah, sementara pengawas dapat mendapatkannya dari Kankemenag.
2. Periksa Email Aktif: Pastikan menggunakan email yang aktif untuk menerima notifikasi dari EMIS.
3. Ganti Password Awal: Setelah menerima akun, segera ganti password untuk keamanan.

---

4. Cara Mengelola Data Pribadi dan Kepegawaian di EMIS 4.0

Dalam EMIS 4.0, guru dapat memperbarui data pribadi dan kepegawaian mereka. Namun, untuk data yang berkaitan dengan kependudukan, perubahan hanya bisa dilakukan melalui Verval PTK.

• Data Induk Kependudukan: Meliputi NIK, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, dan nama ibu kandung, yang diverifikasi melalui Dukcapil. Data ini hanya bisa diubah melalui Dukcapil setelah diverifikasi oleh Verval PTK.
• Riwayat Pendidikan Formal: Data pendidikan mulai dari SD hingga perguruan tinggi wajib diinput lengkap dan benar, beserta file ijazah yang diupload untuk verifikasi.

---

5. Proses Sertifikasi Guru Melalui EMIS 4.0

Salah satu fitur utama di EMIS 4.0 adalah pengelolaan data sertifikasi guru. Data ini sangat penting karena mempengaruhi tunjangan yang diterima guru dan memastikan status keaktifan guru dalam proses belajar-mengajar.

• Pengisian Data Sertifikasi: Guru dapat menginput data sertifikasi melalui EMIS, termasuk NRG, nomor peserta, dan LPTK penyelenggara.
• Konversi NPK ke NUPTK: Untuk konversi ini, guru harus memastikan bahwa data kependudukan sudah valid dan terintegrasi dengan Dukcapil.

---

6. Memahami Status Keaktifan di Dashboard EMIS 4.0

Status keaktifan guru di EMIS 4.0 secara otomatis diperbarui sesuai tugas utama yang diberikan pada tahun ajaran berjalan. Terdapat tiga status utama:

• AKTIF: Saat guru memiliki tugas utama di madrasah pada tahun ajaran berjalan.
• TANPA TUGAS: Jika guru belum mendapatkan tugas utama.
• TIDAK AKTIF: Jika guru keluar dari madrasah atau pensiun.

---

7. Mengelola Tugas Pembelajaran dan Kependidikan di EMIS 4.0

Operator madrasah memiliki peran penting dalam mengelola jadwal mengajar dan tugas guru. EMIS memungkinkan operator untuk mencatat jam tugas (JTM) secara otomatis, mengurangi input manual yang rawan kesalahan.

• Input Tugas oleh Operator Madrasah: Operator madrasah akan memasukkan jadwal, tugas utama, dan tugas tambahan melalui akun operator, sementara guru hanya melihat hasilnya.
• Pengelolaan Tugas Non-Satminkal: Guru yang mengajar di luar madrasah akan didata di sekolah tujuan oleh operator.

---

8. Absensi dan Sistem Tunjangan di EMIS 4.0

Absensi guru dilakukan langsung melalui akun EMIS setiap bulan. Absensi ini digunakan untuk menentukan kelayakan tunjangan yang diperoleh guru non-ASN yang memenuhi kriteria.

• Sistem Absensi Digital: Setiap bulan, absensi harus diselesaikan tepat waktu hingga tanggal 15 pada bulan berikutnya.
• Analisis Tunjangan: Tunjangan diberikan berdasarkan beberapa kriteria, seperti JTM pembelajaran, sertifikasi, dan usia.

---

9. Prosedur Penerbitan SKBK, SKMT, dan SKAKPT

SKBK dan SKMT merupakan dokumen yang menunjukkan beban kerja dan tugas yang dilaksanakan guru. Kedua dokumen ini menjadi syarat untuk memperoleh SKAKPT, yang digunakan sebagai dasar pencairan tunjangan profesi guru.

• SKBK (Surat Keterangan Beban Kerja): Menunjukkan beban kerja guru di madrasah dan diperlukan untuk pencairan tunjangan.
• SKMT (Surat Keterangan Melaksanakan Tugas): Memastikan guru telah melaksanakan tugas yang sesuai dengan jabatannya.

---

10. Tantangan dan Solusi dalam Penggunaan EMIS 4.0

Beberapa kendala yang mungkin dihadapi guru adalah kesulitan dalam migrasi data, perubahan data, atau kesalahan teknis saat mengakses EMIS. Berikut adalah beberapa solusi yang dapat membantu:

• Berkoordinasi dengan Operator Madrasah: Selalu pastikan untuk berkomunikasi dengan operator madrasah dalam mengatasi kendala teknis.
• Periksa Data Secara Berkala: Pastikan semua data pribadi dan data tugas sudah sesuai dan terverifikasi.

---

Kesimpulan

Dengan EMIS 4.0, pengelolaan data guru dan tenaga kependidikan di madrasah menjadi lebih mudah dan efisien. Sistem ini juga mendukung verifikasi data yang lebih cepat, serta meningkatkan akurasi dalam pencairan tunjangan. Diharapkan, ke depan EMIS dapat terus berkembang dan memberikan manfaat lebih besar bagi dunia pendidikan di madrasah.

---